法務部門が選んだ高セキュリティ＆高精度の記録支援
お客さまの課題
経営会議や取締役会における議事録作成が、法務・経営企画部門にとって大きな業務負担となっていました。
特に会議の特性上、取り扱う情報の秘匿性が極めて高く、外部委託には高度なセキュリティ基準が求められていました。
委託の検討段階での課題は以下の通りです：
- NDA締結だけでなく、クラウド利用状況まで問われる詳細なセキュリティチェック
- 契約・発注までに時間を要する組織構造と社内プロセス
- 翌日までの短納期で、高い専門性も求められる
- 出席者が10名近くに及び、発話の判別や話者立て、専門用語対応など難易度が非常に高い
東京反訳を選んだ理由
本案件はもともと日本語文字起こしプランでの受注からスタートし、その後改めて契約締結の際に、セキュリティルームプランへの切り替えが必要と判断され、運用が開始されました。
- 会議内容の機密性を踏まえ、NDA契約とセキュリティプランの適合性を重視
- クラウド利用制限・ワーカー環境など、細かいセキュリティ要件への適合
- 複雑な発話内容・専門用語を含む音声でも、専門ワーカーのアサインにより高品質を担保
当社対応のポイント
《品質と納期を両立するチーム体制の構築》
案件開始当初は専任ワーカー1名での対応体制でしたが、品質や納期へのフィードバックをもとに、より柔軟かつ高精度なチーム体制へ移行しました。
- 翌日納品のご要望に応じて、会議に特化した2名のワーカー体制に切り替え
- 1名の専任ワーカーが校正・マージ作業を担当することで、同一水準での品質維持を実現
《年間スケジュールをもとにしたリソース調整》
- 事前に年間スケジュールを把握することで、対応ワーカーを確保
- 会議に特化した体制を事前に構築し、安定した運用と確実な納期厳守を実現
《専門用語への対応とセキュリティ管理》
- 専門用語の正確性を担保するため、業種特化型の用語集の作成を提案
- お客様の了承を得たうえで、用語集を厳重管理（ワーカー毎に個別の鍵付きで閲覧制限を設ける等）のもと運用
- 対面での合意形成を行い、情報の保有期間や取り扱い方法を明確化するなど、独自のセキュリティポリシーを遵守
成果とその後の広がり
- 短納期・高品質・高セキュリティの体制により、重要案件を外部委託できる環境が整備された
- 一部署での導入をきっかけに、他部門からもニーズが発生し、社内活用が横展開された
- 専門性の高い内容にも対応可能な点が評価され、継続的な依頼に繋がった
- 確認工数が削減され、業務効率が大幅に向上した
担当者コメント
この案件は、セキュリティ・納期・品質のどれもが厳しい条件下で求められる非常にチャレンジングなご依頼でした。
特に品質面では、いただいたフィードバックを真摯に受け止め、体制を見直し、提案を繰り返す中で安定した形に整えることができました。話者数や専門用語が多い会議体では、チームで動くことの重要性と、情報共有の細やかさが品質に直結すると感じています。
また、用語集の取り扱いなどセキュリティ面でも慎重な管理が必要だったため、対面での説明・合意形成をしっかり行いました。こうした一つ一つの積み重ねが、お客さまの安心と継続利用につながったのではないかと感じています。
- ご相談内容の機密性は厳重に管理いたします。
- 初期検討段階でのご相談も歓迎しております。
- セキュリティ対策のご説明だけでも承ります。
- 貴社セキュリティ要件への対応ご相談ください。
- 外注判断に役立つ情報をご提供します。
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