上手なWEB会議運営のコツ

WEB会議やテレビ会議運営には、リアルとは違ったオンライン会議ならではのコツがあります。
音声の聞き取りづらさの解決策、その他注意点など、会議前・会議中・会議後に分けてご紹介します。

1) 会議前

ポイント1会議準備の最初に、録音テストを行う

録り忘れや録音不備を防止するため、まずは録音テストを行い、本録音も早めに開始しておきます。
WEB会議の仕組みを活かして、PCで直接録音することで、より聞き取りやすい録音が可能になります。
また、録音と共に録画を行うと、発言者の確認がより楽になります。


ポイント2待機時間中に「マナー」を投影する

参加者全員が揃うまでの待機時間を有効活用し、「WEB会議のマナー」でご紹介したマナーの箇条書きを、画面上に投影しておくのもお勧めです。
それでも議論が白熱すれば、つい忘れてしまうこともありますので、会議開始前に読み上げることも効果的です。


ポイント3各参加者の接続チェックを兼ねて、出欠確認をする

会議運営者の音声が聞こえているかを尋ね、その返事の音声を聞いて、マイクの感度や位置等を調整しましょう。
この段階から録音に含めておくと、出欠の記録を兼ねることができます。


2) 会議中

ポイント1聞き取りづらいときは、すぐその場で伝える

WEB会議では、周囲の環境音や、PCのシステム音、ミュートの外し忘れ等々、聞き取りづらい・聞き取れない要因は様々あります。
他の会議参加者も同様に聞き取りづらい状態かもしれないので、会議後ではなく、すぐにその場で伝えることが大事です。


ポイント2離席の理由とタイミングを把握しておく

離席される参加者には、理由を手書きしたメモ紙を立てかけておく、あるいは、理由を入力したワードを画面表示しておく等してもらうと、参加者が多い会議でも、一目見て分かりやすくなります。


3) 会議後

ポイント1全員が接続を切ったことを確認してから、接続を切る

セキュリティ的にも、切り忘れのないよう「切断いただいて結構です」のように声を掛け、全員が接続を切ったことを確認しましょう。


ポイント2終了後は速やかに録音データの確認をする

万一、録音データの不備や録り忘れがあった場合は、記憶を頼りに、議事録を急ぎ仕上げることになります。
無事に録音できているかどうかを、早い段階で確認する必要があります。

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