WEB会議、オンライン会議の場では、基本的なマナーやルールの遵守こそが、円滑な会議進行や正確な内容理解のためにより重要となります。
あえて基本的な事項から、全ての参加者のためのWEB会議マナーをご紹介します。
参加者の多い会議でも、新人にも、顔と所属と名前が一致します。
また通信や機器の具合で映像が入らず音声だけになっても、誰の発言かわかります。
どんな通信環境の参加者にも、早口に難がある人にも、聞き取りやすいようになります。
また、これにより発言の際は余裕が生まれ、発言自体の整理にもつながります。
通信にタイムラグが生じる参加者でも、議論の紛糾が苦手な人でも、躊躇なく発言できるように譲り合いましょう。
譲り合いもまた、発言者の余裕を生み、さらに会議体の緊張を和らげ、前向きな議論となることが期待できます。
WEB会議では、声を出して相槌を打つのも、聞き取りづらい原因になることがあります。カメラに向かって、笑顔や頷きなどでリアクションするのも一方法です。
発言する時以外はミュートにしておくと、通信料も軽くなります。
会議なので、つい口頭でのやりとりに集中しがちですが、画面共有の機能を使用すると、参加者へ共通の理解を得られやすくなります。
他の参加者の発言が外に漏れることなく、自らも必要以上に大声で発言せずに済みます。
人間の声は想像以上に、壁伝いに隣室へ、窓から屋外へと響き渡ります。
議論が白熱するほど、声量も大きくなり、外部に漏れ聞こえてしまうことがあります。
自宅等からの参加では、家族の声や、私生活に関わる映像が、マイクやカメラに入ってしまうことがあります。
本人が気にしなくても、相手が気になってしまうことも。
ZOOMのようにアカウント名が画面に表示されるツールでは、参加者名を漢字フルネームで表示すると、運営側の出欠確認がスムーズで、部外者の侵入もウオッチできます。
