
完全オフライン体制と専門人材による精度向上
お客さまの課題
こちらの大手企業さまでは、内部通報対応業務の効率化と透明性の向上を進めていました。
その中で、グループ会社を含む多拠点に対する大量のヒアリング対応が発生し、従来の社内体制ではカバーしきれない状況に。以下のような課題が顕在化していました。
- 社内外の関係者に対するヒアリング件数が膨大になり、社内リソースが限界
- 高い機密性が求められる内容であり、外部委託への懸念が大きかった
- アウトソース経験がなく、契約・セキュリティ面での運用に不安があった
- 緊急性の高い案件も多く、平日夜間・週末の対応が必要になるケースも
東京反訳を選んだ理由
ご依頼のきっかけは、お客さまより「日本語の文字起こしをお願いできるか」というご相談をいただいたことでした。
お客さまが当社を選ばれた主な理由は以下のとおりです:
- 問い合わせ直後の素早いレスポンスと即対応
- 高度なセキュリティ管理体制と、大手企業との契約実績に基づく安心感
- 単発対応から契約に至るまでの段階的な進行と調整力
- 単なる受け身ではなく、「こうした方がより効率的では?」という先回りの提案姿勢
当社対応のポイント
ご依頼から本格運用までの間、当社では複数回にわたる丁寧なミーティングを重ねながら、お客様の懸念や要件を一つひとつ解消していきました。
- 初期段階では、サービス説明や発注手順の共有、セキュリティ要件の確認などを段階的に進行
- お客様の業務フローを理解したうえで、社内フォーマットに合わせた柔軟な納品スタイルを提案
- 専属ワーカーによる対応体制を整備し、社内用語や記述ルールの個別共有を徹底
- 運用が軌道に乗った後も、訪問や打ち合わせを通じて課題や改善点を把握し、必要に応じて仕様変更を提案
さらに運用開始から数ヵ月が経過した頃、当日・翌日納品のご提案を行いました。
納期短縮に対応するには、ワーカーの固定化が難しくなる場合も想定されるため、表記ルールをチーム内で共有し、属人化を避けた体制に移行しました。
この運用変更は、お客さまとの間に信頼関係が構築されていたからこそ導入できたものであり、結果として、お客様の業務スピードにも柔軟に対応できる体制を実現することができました。
成果とその後の広がり
- セキュリティとスピードの両立が可能な体制を得たことで、外部委託への心理的ハードルが低下
- 文字起こしの品質・再現性の高さが実務現場で評価され、レビューや修正作業の負担が軽減
- ヒアリング対象者の増加や短納期依頼など、状況の変化に応じた柔軟な運用が可能に
- 業務の属人化リスクが低減
担当者コメント
この案件では、お客さまの疑問や不安を一つずつ丁寧に解消することを心がけました。
アウトソースに不慣れなお客さまに安心して任せていただけるよう、対話と提案を重ねた結果、深い信頼関係を築けたと実感しています。
柔軟で人間らしい対応力が求められる現場でこそ、当社の強みが発揮できると感じました。
これからも業務過多に苦しんでいらっしゃるご担当者さまのご負担を、少しでも取り除けるよう努めてまいります。
- セキュリティ重視の文字起こし、お任せください
- 外注に不安がある方へ、まずはトライアルのご相談を
- 短納期・土日対応の可否を確認したい方へ
- 過去の対応事例をご紹介します、お気軽にご連絡ください
- 業務負荷を減らすアウトソーシング体制をご提案いたします