海外取締役との情報共有をスムーズに。
翻訳+文字起こしで実現した効率的な議事録作成
翻訳+文字起こしで実現した効率的な議事録作成
お客さまの課題
毎年複数回にわたって定期的に開催される、英語での取締役会の議事録作成にあたり、以下のような課題を抱えていらっしゃいました。
- 英語の会議を文字起こしし、日本語・英語両方で要約する必要がある。
- 10名以上の発言者の声の聞き分けが必要。発言者の中には英語を母語としない人物やマスクを着用している人物もおり、話者識別や内容把握が困難な状況。
- 翻訳コストを抑えつつ、一定の品質を確保したい。
東京反訳を選んだ理由
- 翻訳や文字起こしなど複数工程のワンストップ対応が可能。
- 議事録作成代行に精通した担当者が在籍しており、品質が安定している。
- 過去の議事録体裁を引き継いだフォーマットの作成や、フィードバックを受けた品質改良などが期待できる。
- コスト設計やスケジュール調整など、柔軟な運用が可能。
プロジェクト体制と対応のポイント
- まず会議の動画資料を参照しながら、英語音声の文字起こしを実施。映像が一部不鮮明であったため、発言者の声や特徴を把握することで、原稿品質を向上させた。
- コスト削減のご要望に寄り添い、お客さまの手で機械翻訳を実施していただくフローに調整。当社では英語文字起こし工程と議事録作成工程、最後の翻訳工程を入念に実施することで、成果物の品質を最大限まで引き上げる体制を構築。
- 議事要旨の作成には、過去に使用していた議事録テンプレートを活用し、経験豊富なワーカーをアサインすることで精度を担保。
成果とその後の広がり
- 文字起こし+翻訳を含む2言語(日本語・英語)の議事録作成を代行し、取締役会を安定稼働させることに成功。
- 議事録は次回の会議資料として活用され、情報共有がスムーズに。
- 日本語と英語両方のアウトプットにより、国際的な社内体制の活性化に貢献。
- 定期的なご依頼をいただく中、修正のご要望はほぼゼロ。満足度の高いアウトプットで受注を継続している。
担当者コメント
初回のご相談から現在まで、継続してお任せいただいている案件です。会議ごとに話者や話題が微妙に変化する中で、担当ワーカーの記憶と経験が品質維持の鍵となっています。
最初の英語文字起こしが一番の山場ですが、そこをしっかり押さえることで後工程の精度も安定しています。これからも安心してお任せいただける体制づくりを継続していきます。
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