
要約作業の内製化で負担増|
会議議事録の業務負担を軽減したワンストップ対応事例
会議議事録の業務負担を軽減したワンストップ対応事例
お客さまの課題
これまで会議音声の「全文起こし」を個人業者に外注し、議事録用の「要約」は内製で対応されていました。しかし、新たに要約作業も必須となり、業務負荷が急増。これにより以下のような課題が顕在化しました。
- 内製で要約作業を開始したが、作業が重たく限界があった
- 要約と文字起こしを分けて対応していたため、二重管理で非効率
- 議事録作成の精度・整合性を高めたいが、ノウハウが不足していた
- 限られた予算内で、品質を担保したいというニーズがあった
東京反訳を選んだ理由
Web検索で「文字起こし」会社を探していたところ、当社のホームページにて「文字起こし+要約」までワンストップ対応が可能という情報を確認され、ご連絡をいただきました。
当社対応のポイント
当社では、議事録作成の効率化と品質確保を両立させるために、以下のポイントにて対応いたしました。
- 音声起こし箇所の指定により、不要部分を省きコストを最適化
- 過去の議事録をもとにした議事録体裁で仕様を作成
- 議事次第の作成
- 出席者名簿を参照に発言者を役職まで特定
- ご提出資料と発言内容(金額や名詞)の不一致箇所を特定
成果とその後の広がり
結果として、これまで内製で負担となっていた要約作業を高品質にアウトソースすることができ、担当者の業務負担は大幅に軽減されました。年間を通じて主要会議の議事録作成を継続的にご依頼いただいています。
担当者コメント
会議の内容を“聞いて、整理し、まとめる”というプロセスには、多くの労力と経験が必要です。今回のように、過去のフォーマットを参考にした上で、お客様の情報資産として最適な形に整える支援を今後も続けてまいります。
- 初期検討段階でのご相談も歓迎しております。
- 仕様が未確定でも、ヒアリングを通じてご提案可能です。
- 貴社セキュリティ要件への対応ご相談ください。
- 貴社議事録仕様への対応、どうぞご相談ください。
- 社内提案用資料をご用意いたします。