紙資料の保管スペースや検索性の課題から、文書電子化に取り組む企業が増えています。
文書電子化と一口に言っても、スキャンによる画像化のみで十分なケースもあれば、検索性やデータ活用を目的として、OCR処理や追加の対応を検討するケースもあります。
本ページでは、文書電子化の基本的な流れを整理したうえで、実務において「どこまで電子化すべきか」を判断するためのポイントを解説します。
文書電子化とは？
文書電子化とは、紙の資料をデジタルデータに変換し、検索・共有・保管しやすい形で利用できる状態に整えることです。
一般的には、まずスキャンによって紙文書をPDFや画像データにすることから始まります。そのうえで、文書内の文字を検索したい、Excelで集計したい、業務システムと連携したいといった目的がある場合には、OCR処理や追加のデータ化を検討します。
重要なのは、「どの工程まで行うか」を業務での活用レベルに応じて判断することです。
文書電子化による4つのメリット
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法対応の義務化に対応：
改正電子帳簿保存法への対応が可能になり、コンプライアンスリスクを軽減できます。 -
保管コストを大幅削減：
紙の保管スペースや管理にかかる人件費を削減し、コストの削減を図ることも可能です。 -
業務効率を最大化：
テレワークやDX推進に向けた、資料の検索・共有スピードが向上します。 -
BCP（事業継続計画）を強化：
災害時における重要文書の保全により、事業継続性が確保できます。
文書電子化の基本的な流れ
文書電子化の工程は、目的によって必要な範囲が異なります。
多くの企業や業者では、スキャンやOCRまでで対応が完結するケースも少なくありません。
一方で、集計や分析、業務システムとの連携までを見据える場合には、さらに踏み込んだ対応が必要になることもあります。
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step 01
スキャン（画像データ化）
紙媒体をPDFや画像データに変換します。 この時点では、まだ検索や編集ができない「デジタルの紙」の状態です。保存・法対応が目的なら、ここまでで完結するケースもあります。
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step 02
OCR処理（自動文字認識）
OCR（Optical Character Recognition：光学的文字認識）ソフトを使用し、画像内の文字を自動でテキストデータとして認識します。 検索性を高めたい場合に有効です。
活字の認識精度は高いものの、誤認識は必ず発生します。手書きや複雑なレイアウトは特に苦手です。 -
step 03
人手による補正（テキスト入力）
OCR後の誤認識箇所を人が目視でチェックし、必要な情報を正確に入力・整形する工程です。集計・分析・システム連携など、業務で使う場合に必要になる工程です。
紙の文書電子化に人の手作業が必要な理由
スキャンやOCRだけで十分な場合もありますが、次のようなケースでは、人の手による補正や入力が必要になることがあります。
課題1: 画像PDFは「検索できない」
スキャンしただけのPDFは、見た目は電子化されていても、中身は画像データのままです。さらにOCRをかけたとしても、ファイル名が整理されていない場合や誤認識が多い場合は、必要な情報にすぐにアクセスできません。
課題2: OCRだけでは精度が不十分なケースがある
特に以下のような文書では、OCRの誤認識により集計ミスやデータ品質の低下を招きます。
- 手書き文字、潰れ文字、丸囲み数字、特殊記号
- 設計図面、技術図面
- 医療、研究、技術分野の専門用語
- 罫線付きの表、劣化・変色した紙
単に「何となく読めればいい」場合はOCRで十分ですが、集計や分析に使う数値データ、顧客情報などの重要データは、誤認識が業務に支障をきたす可能性があります。
こうしたケースでは、人手による補正や直接入力が必要になります。
文書電子化業者「東京反訳」が提供する価値
東京反訳では、文書電子化のすべての工程を一括でご依頼いただくことも、「スキャンのみ」「OCR後の補正のみ」「特定資料の入力のみ」といった一部工程のみをご依頼いただくことも可能です。
多くの業者が対応を限定しがちな工程についても、お客さまの目的や運用状況に応じて、柔軟に対応できる体制を整えています。
《東京反訳が実現できること》
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手書き資料の緻密な入力：
カルテ、アンケート、申込書などの手書き文字を高精度でデータ化 -
専門用語・固有名詞の補正
OCRが苦手とする特殊な用語を検索し、誤字脱字を大幅に削減 -
表組みの再現・Excel化
検索できるPDFだけでなく、分析・集計に使えるデータ形式（Excel形式やCSV形式など）として納品 -
名寄せ・データ整形
電子化後のシステム導入を前提とした、使いやすい形にデータを整形。重複削除や表記統一にも対応
当社は人の手による丁寧な作業を通じ、「入力ミスのない顧客名簿」「Excelで分析可能なデータ」「システムに連携できる形式」を実現。「本当に使えるデータ」にまで仕上げるための最終的な品質チェックと補正を徹底して行います。
大量案件・短納期にも対応できる体制
- 大量・短納期対応：数万〜数十万ページの実績があり、分業体制により高品質を維持しながら特急対応も可能です。
- 幅広い文書対応：契約書、カルテ、論文、アンケート票、名簿、冊子など、ほぼすべての紙資料に対応いたします。
機密性の高い資料に対応できるセキュリティ体制
お客さまの大切な機密情報を取り扱うため、徹底したセキュリティ環境を構築しています。
- 認証取得： ISMS（ISO27001） / プライバシーマーク取得
- 作業環境：セキュリティルーム完備、作業者はすべて国内の社員のみ
- 人材管理：全作業者との秘密保持誓約書締結、定期的な研修実施
- オフショア委託：一切行いません。
持ち出し禁止のデータも対応可能なオンサイト（出張）作業
機密性の高い文書や、企業内の規定で外部への持ち出しが禁止されている文書については、お客さまのオフィスへ出張し、電子化作業を行うオンサイト対応が可能です。研究機関、病院、大学での実績が多数ございます。
料金目安とご依頼の流れ
料金の目安
正確な費用は、文書の種類、量、データ化の形式（Excel化、名寄せなど）によって変動いたします。資料サンプルを拝見後、詳細なお見積りをご提示させていただきます。
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テキスト入力：
日本語0.9円～ （1文字当たり/税抜） -
スキャン（画像化）：
6円（/税抜）～ モノクロ 片面 A4（同一サイズ） 300dpi
8円（/税抜）～ カラー 片面 A4（同一サイズ） 300dpi
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OCR校正：
要問合せ（項目数に応じて変動）
ご依頼の流れ
1お問い合わせ
お電話またはお問い合わせフォームより、資料の種類・おおよその枚数などをお知らせください。
2資料の確認・ヒアリング
サンプル資料、電子化後の活用目的などについてお伺いします。
3お見積りのご提示
ヒアリング内容を基に、詳細な作業内容とお見積りをご提示いたします。
4作業実施
安全な環境で作業いたします。オプションでセキュリティルームの利用、または出張作業も可能です。
5納品
PDF、Excelなどご指定の形式で納品いたします。
6データ削除・原本返却
納品後のデータは適切に削除し（証明書発行可）、原本はご希望に応じて返却または廃棄いたします。
データ化の形式例
- 検索可能なPDF作成
- Excel／CSV形式への変換
- 表組みの再現・レイアウト整形
- 名寄せ・重複削除・データクリーニング
- 特定システムへの入力代行
文書電子化を通じて業務の効率化とデータ活用をご検討の際は、ぜひ一度ご相談ください。
資料サンプルをお送りいただければ、より具体的なご提案とお見積りをご案内いたします。
文書電子化に関する法律
e-文書法（電子文書法）とは
e-文書法とは、これまで紙での保存が義務付けられていた文書について、一定の要件を満たすことで電子データとして保存できるようにするための枠組みを定めた法律です。
【電子保存における4つの基本的要件】
- 見読性：人の目で内容を確認できる状態で保存されていること。
- 完全性：原本と同等の内容が保持され、保存期間中に改ざんや欠落がない、または変更があった場合にその事実が確認できること。
- 機密性：不正アクセスや情報漏えいを防止するための管理が行われていること。
- 検索性：必要な文書を速やかに検索・参照できること。
電子帳簿保存法とは
電子帳簿保存法とは、国税関係帳簿書類（帳簿、契約書、請求書、領収書など）を電子データで保存する際のルールを定めた法律です。e-文書法の一般的な枠組みとは別に、税務上の保存要件として具体的な技術基準が示されている点が特徴です。
【2つの基本要件】
- 真実性の確保：保存された電子データが正確で、改ざんや隠ぺいが行われていないことを担保すること。（タイムスタンプ、訂正削除履歴の確保など）
- 可視性の確保：税務調査等の際に、必要な電子データを速やかに確認・抽出できること。（見読装置の備え付け、検索機能の確保、マニュアルの備え付けなど）
