文字起こしサービス 年間契約・包括契約のご案内

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年間契約・包括契約は、継続的かつ大量の文字起こし業務に対応するための運用プランです。
事務手続きの簡素化と固定担当制を両立し、ご利用状況に応じて「事務効率の最大化」と「記録品質の継続的向上」を実現します。

年間契約・包括契約とは?

どちらも、継続的に文字起こしが発生する法人さまを対象とした契約形態です。

  • 年間契約: 定例会議や社内インタビューなど、毎月一定のボリュームで案件が発生する企業さまに適したプランです。年間のご利用予算に応じた運用設計が可能なため、コスト管理を重視される企業さまに適しています。
  • 包括契約: 月ごとにご依頼件数が変動する法律事務所さま、法人さまなどに適したプランです。案件ごとの契約・請求処理をまとめて一本化することで、バックオフィスの負担を大幅に軽減します。

このようなお客さまにおすすめです

  • 毎月、定例会議やヒアリング等の文字起こしが定期的に発生する
  • 依頼のたびに行う社内・所内の契約手続きや支払い処理を削減したい
  • 担当者による品質のバラつきをなくし、安定した原稿が欲しい
  • 複数の部署や弁護士が個別に依頼しているため、管理を一本化したい

年間契約・包括契約がもたらす「3つの業務改善」

1. 事務プロセスの最小化

月末一括精算、社内承認や手続きにかかる待機時間の削減により、経理・事務部門の管理工数を大幅に抑制します。

2. ナレッジの蓄積と共有

貴社専属の固定作業者チームを編成。過去の納品データやフィードバックを蓄積するため、回を追うごとに原稿が最適化され、説明不要のスムーズな運用を実現します。

3. セキュリティ運用の高度化

ISMS(ISO/IEC27001:2013)認証/プライバシーマーク準拠のセキュアな運用体制にて作業します。
更にセキュリティレベルを強化したセキュリティルームを完備し、機密性の高い案件のご依頼も御社のセキュリティ仕様に沿った対応が可能です。

年間契約・包括契約による運用効率と品質の違い
比較項目 都度依頼(スポット) 年間契約・包括契約
決済管理 案件ごとの都度精算 月末締め、翌月一括精算
対応体制 作業者の空き状況により変動 貴社専属 固定作業者での対応可能
品質管理 毎回指示が必要 ナレッジ蓄積による精度向上

年間契約における活用メリット(品質の継続的向上)

定例会議や社内インタビューなど、継続的に発生する案件では、回数を重ねるほど「文脈の理解」と「運用の最適化」が進みます。
年間契約は、単なる代行にとどまらない、貴社の業務を支える長期パートナーとしての体制をご提供します。

固定担当による文脈理解と業務効率の向上

貴社専属チームが継続して対応することで、社内用語や会議の背景、発言の意図まで汲み取った原稿作成が可能に。
担当者ごとの品質のばらつきがなくなり、納品後の社内チェック工数を最小限まで抑えることで、各部門の生産性向上につながります。

フィードバックの蓄積による「貴社専用フォーマット」

過去の修正指示や独自の表記ルールをチーム内で共有。
使えば使うほど、貴社のスタンダードに最適化された「修正不要」に近い原稿へと進化していきます。

安定した体制による短納期・柔軟対応

定例会議などのスケジュールを事前にご共有いただくことで、安定したリソース確保と短納期対応を実現します。
急な案件や繁忙期においても柔軟に対応できるため、継続的な業務運用を安心してお任せいただけます。

【実際のご依頼事例】継続運用により「修正不要」の議事録品質を実現

課題

  • 表記ルールや専門用語が多く、内製での議事録作成による社内工数の負担が深刻化
  • 担当者によって品質にばらつきが生じ、確認・修正の手間が慢性的に発生

解決

  • 専属の対応チームを組成し、スタイルガイドを徹底分析した独自のチェックツールを整備
  • 用語集の継続更新を組み込んだ運用体制を構築

効果

  • 回数を重ねるごとにフィードバックの頻度が減少し、社内での修正作業がほぼ不要な状態に
  • 確認工数が削減され、情報共有のスピードが劇的に向上

包括契約における活用メリット(業務効率の最大化)

法律事務所さまやグループ会社さまなど、複数の担当者さまがご依頼される組織においては、案件ごとの契約・請求管理が煩雑化しやすい傾向があります。
これらの手続きを事務所・企業単位で一本化し、業務効率と機動力の向上を実現します。

契約・請求業務の全所一括管理

弁護士さまごとに契約を締結する手間を省き、事務所全体での包括運用が可能に。月次精算により、経理処理の透明性と効率が飛躍的に向上します。

緊急案件・長時間音声への即時対応

緊急性の高い案件も、契約待ちのタイムロスなしで即依頼可能。突発的な大量案件にも、既知の運用フローで柔軟に対応します。

弁護士が本来の法務業務に専念できる環境へ

事務局や弁護士さまご本人による調整業務を削減。バックオフィスの負担を軽減し、法的戦略の立案やクライアント対応に集中できる体制を支援します。

【実際のご依頼事例】事務負担を大幅削減し、複数名の弁護士で共同利用

課題

  • 所属する弁護士が個別に外注しており、事務所全体での管理が煩雑
  • 話者分けの指定など、依頼のたびに細かな指示が必要で事務負担が増大

解決

  • 当社と包括契約を締結し、依頼・請求フローを一本化
  • 事務所専用の操作マニュアルページを整備し、誰でも迷わず依頼できる体制を構築

効果

  • 基本フォーマットのばらつきがなくなり、一定の品質の原稿が納品されるようになったことで、確認・修正の手間が軽減
  • 請求業務もスムーズになり、事務所全体での活用が定着
包括契約の仕組み
フロー

ご依頼の流れ

1ご相談・ヒアリング

案件のボリューム感や運用ルールなどについて伺います。

2トライアル・お見積提示

実際の品質をご確認いただき、最適な単価を決定します。

3年間契約・包括契約の締結

基本契約を締結します。

4運用開始

ご依頼をいただき次第、順次文字起こしを開始します。

5月末にまとめてご請求

1ヵ月分のご利用を月末締めで一括精算。案件ごとの処理が不要です。

関連FAQ

  • q

    依頼がない月があっても問題ありませんか?

    a

    はい、問題ございません。
    年間契約はご利用量にかかわらず柔軟に運用いただけます。特定の月にご依頼がない場合でも、追加費用等は発生しませんのでご安心ください。
  • q

    途中で依頼量が増えた場合、単価はどうなりますか?

    a

    ご利用状況に応じて柔軟に対応いたします。
    ご依頼量が増加した場合は、ボリュームに応じた単価の見直しや最適なプランをご提案させていただきます。継続利用を前提とした条件調整も可能ですので、お気軽にご相談ください。
  • q

    特定の案件だけ、別のセキュリティ基準を指定することはできますか?

    a

    可能です。包括契約の枠組みの中でも、案件ごとに「物理媒体での納品」や「特定の専用ストレージ利用」など、個別のセキュリティ要件を付加して運用することができます。
  • q

    契約期間中の解約や変更は可能ですか?

    a

    基本は1年契約となりますが、中途解約や契約変更についても個別にご相談いただけます。貴社の会計年度や運用サイクルに合わせた設計が可能ですので、まずはお気軽にご相談ください。
  • q

    契約前に文字起こしの品質を確認することはできますか?

    a

    はい、可能です。実際の音声データを用いたトライアルで精度をご確認いただいた上で、専属チームの編成や運用フローの細部を固めていくことができます。運用開始後、担当者の変更についてもご相談いただけます。

ご利用状況やご依頼内容に応じて、最適な契約形態・運用方法をご提案いたします。
まずは現在のご利用状況や課題について、お気軽にご相談ください。

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