議事録作成のための時間確保が難しい現代

ITが普及し、AIも進化していますが、議事録作成という業務からはなかなか解放されません。

確かに、第1回でご紹介した、議事録作成に向いた環境を確保することや、会議録音音質を上げることや、発言者や議論への理解を深めることなどは、作成の効率化・時間短縮にもつながるものです。

しかし、それらを整えてもなお、議事録作成では、想定以上に時間がかからざるを得なくなることがあります。

会議の内容や議案の重要度、議論の密度などもまた、議事録作成の時間を大きく左右し得る要素です。

特に今日では、ガバナンスやコンプライアンスの強化、最新法令やソフトローへの準拠、監査や監督への対応、不祥事や訴訟の対策等々。
社会の高度化・複雑化に合わせて、議案もまた専門化・難化が進み、同時に、議論にも一層の迅速性が求められています。
すると、議事録を作成すべき会議が増え、その会議体を運営するための業務が増え、その会議体で決定した事項を実施するための業務も増えることに・・・。

議事録作成のための時間確保が難しい時代。

だからこそ、効率化を図り、様々なコツを積み重ねながら、あまり時間がかかることのないよう、議事録をもう少し楽に作りたいものです。

２　作成時間短縮のコツ：雛形・定型化・確認・休憩

同じ雛形を使う

書式面で迷わなくて済むよう、議事録の雛形を決めておき、毎回その雛形を複製して使いましょう。
雛形は、作成を進めながら必要に応じて洗練させると良いです。

複数の会議体の議事録を担っている場合は、可能な範囲で雛形を共通化させておくと、作成途中で別の会議体の議事録作成に移る場合でも、書式の混同や書き方の混乱が防げます。

文章の形できれいにまとめる必要性が薄いケース、例えば、ブレインストーミングやランチョンなどの比較的カジュアルな打ち合わせや、法令上の作成義務がなく内部共有に留める用途の議事録などであれば、真に必要な事項のみを箇条書き、ツリー式などでまとめることも一策です。

定型化しておく

表現面の悩ましさを減らせるよう、頻出する言い回しや発言の可能な部分は定型化し、貼り付けで完結できる、あるいは、加工が最小限で済むようにするとよいでしょう。
議案の説明部分と議論（質疑）部分が明確に区別されている会議体であれば、資料説明部分については、議事録本体に資料を添付した上で、議事録本文中で「別添資料のとおり」などと定型表現を用いると、作成の時間短縮になります。

確認が必要な部分は明確に

内容面で判断し難い場合は、議事録中にコメントを残しておき、後から必ず上司や担当の部門などに確認しましょう。
ワードの「コメント」機能などを使い、本文外に記録しておくのが基本です。
確認の抜け漏れ防止を徹底するには、あえて本文内にかっこ書きで不明点を書き入れ、蛍光マーカーをつけておくこともお勧めです。

確認を受ける際には、個別に不明点を尋ねる形もありますが、議事録の叩き台に直接修正を書き入れてもらう形が、より時間短縮になります。

適度な休憩で効率を上げる

それでも作成中に煮詰まったら、無理せず休憩をとり、時間が許すならば、続きを翌日以降に回してみましょう。
時間を空けることによって、細かなミスや、より相応しい表現などに気付き、複雑な内容を整理できることもあります。