調査対象者へのヒアリングや面談の記録は、ハラスメントや不正行為などの社内不祥事に関する内部調査において、事実確認や再発防止策の検討、説明責任の遂行に欠かせない工程です。発言内容を正確に文字化し、関係者間で共有・検証できる状態にしておくことは、調査の透明性と信頼性を高めるうえでも重要な役割を果たします。
しかし、そうした記録業務には多くの時間が必要であり、社内の人員体制だけでは迅速な対応が難しく、調査の進行に支障が出るケースも少なくありません。
本記事では、企業や大学の法務人事部やコンプライアンス部門、法務担当者の方からよく耳にする、
といった課題に対し、のべ30,000の顧客を有する人力文字起こしサービス会社の事例から、内部通報対応や第三者委員会による調査など、コンプライアンス関連業務をスムーズに進めるための具体的なヒントをお届けします。
近年、企業や大学に求められるコンプライアンス対応はますます複雑化・高度化しています。パワーハラスメントやセクシャルハラスメント、研究費の不正使用、不正会計、業法違反などの問題が一度外部へ伝わると、SNSやオンラインメディアを通じて一気に広まってしまい、組織の信用が大きく揺らぐリスクが高まっています。
また、企業の場合は株主や取引先といった外部ステークホルダー、大学であれば学生や保護者、研究助成機関など、さまざまな利害関係者に対して説明責任を果たす必要があり、その重要性がこれまで以上に高まっています。こうした社会からの透明性や説明責任への期待の高まりにより、不祥事が組織の存続に関わる重大なリスクとなりやすい状況が生まれています。
そのためコンプライアンス調査では、ヒアリングや会議の音声データを正確に文字起こしし、組織内外が納得できる形で記録を残すことが、極めて重要となっています。
音質によりますが、1時間の音声を文字起こしするのに熟練の作業者でも5、6時間を要します。そのため、文字起こしを外部専門業者に委託（外注）することで、客観性や透明性の確保に加えて、作業の迅速化、コストパフォーマンスの向上など多面的なメリットを得られるのです。
では、実際にコンプライアンス調査の現場では、どのような理由や課題から文字起こしの外注が検討されているのでしょうか。当社に文字起こしをご依頼いただいたご担当者さまの声からは、調査業務の負担や外注活用への葛藤など、現場ならではのリアルな課題が見えてきます。以下に、その一部をご紹介します。
【上場企業 内部通報窓口担当者】
「ハラスメント案件では被害者・加害者双方の発言内容を全てテキスト化する必要があったが、機密性の高い音声データを音声認識ツールにアップすること自体がセキュリティの観点から問題となっていた」
【上場企業 サステナビリティ推進部】
「内部通報のヒアリング調査が年間200件ほどある。全て社内で文字起こししていたが、負担が大きく限界を感じた。外注へ依頼するという企業文化が薄く、なかなか外部業者利用に踏み切れなかった」
【私立大学 総務部人事課】
「ハラスメント被害者と加害者へのヒアリング音声を管理しているが、ハラスメント事案が発生すると人事課に大きな業務負担がかかる状況が課題だった」
【私立大学 総務部】
「学生側からの権利要求が増え、些細なトラブルでもハラスメントに発展する恐れがあるため、より適切なヒアリングデータ管理と慎重な対応が求められている状態」
こうした実際の声からは、文字起こし業務がコンプライアンス対応の現場でいかに大きな負担となっているか、またその一方で、外注化に対する不安や社内の文化的ハードルが存在していることがわかります。
しかし、適切な外部リソースを活用することで、これらの課題を乗り越え、調査業務をより効果的に進めることが可能になります。
では、文字起こしの外注が具体的にどのような効果をもたらすのか、主な5つのポイントをご紹介します。
コンプライアンス案件では、ある日突然調査が必要になる、外部委員会や第三者委員会を設置するほどの大規模な調査に発展する、同時多発的に事案が起きる、など事態が急展開するケースが多いため、調査案件を担当する人員の確保がままならず、限られた人員のみで手分けして作業するなど、苦労されている状況を耳にいたします。
文字起こし専門業者は大容量データや短納期のスケジュールに対応可能な体制とプロの文字起こし作業者が多数おりますので、突発的な内部人材の確保や調整に頭を悩ませる必要がなくなります。
調査対象者との面談や報告書作成など、内部人材がその音声を聞くべきではない状況もあります。また、パワハラ発言など心理的負担となる音声を何度も聞かなければならない状況も改善できるでしょう。
文字起こし作業を外注することで、現場担当者は事実関係の整理や再発防止策の検討など、本来集中すべき中核業務に専念することができます。
AI音声認識は聞き取り能力が高く、料金も安価ですが、コンプライアンス案件での活用には注意が必要です。聞き取りにくい語句が省略されていたり、発話していない単語が含まれていたりする場合があるためです。
また音声認識は話者の意図や真意を読み取り、何を言わんとしているかを判断して文字起こしをしているわけではありません。そのため文脈の損失・ズレが生じる場合もあります。そのような認識結果をそのまま事実確認に用いることはリスクとなる場合もあるでしょう。
AI音声認識結果の原稿は、そのような間違いを見落とさないために後から内部での音声聞き直し、修正する工程が必要となり、工数・コストメリットも半減してしまいます。
AI音声認識と人力での文字起こしプロセスの違いが原稿精度にどのような違いをもたらすかをこちらで解説しております。ご参照ください。
突発的、あるいは大量音声のテキスト化ニーズが発生しても、外注することにより、部門の対応人員を増やす必要がありません。
また、多くの文字起こし会社は分単価の作業料金請求のため、納期を「特急」から「ゆっくり」まで選択することも可能で、それにより料金も変動しますから、あらかじめ工数・コストの予測がつきやすいというメリットもあります。
調査音声は「第三者機関でテキスト化している」という事実が、調査の客観性・透明性を担保することにも繋がります。
自社人員だけで文字起こしを行うと、部署間の利害関係や担当者のバイアスが調査プロセスに影響する懸念もあります。第三者である外部リソースを活用し、客観性を担保できることは、最終的な判断に対する組織内外の納得感を高めることにもなります。
| 外注によるメリット | 詳細 | |
|---|---|---|
| 1 | 組織として、突発的・複数案件にも柔軟に対応できる | 社内の人員体制に依存せず、短納期や大容量の音声にも対応できる体制をすぐに構築できます。 |
| 2 | 担当者の精神的負担を軽減し、主要な業務に集中できる | パワハラ音声など心理的ストレスの大きい音声の聞き取りを避けることにより、業務効率を向上させることができます。 |
| 3 | AI音声認識による誤変換リスクを避け、正確な記録を残せる | プロの作業者が文脈や意図を正確に把握し、精度・信頼性の高い記録を作成します。 |
| 4 | 予算管理のしやすい体制を整え、コスト削減を実現する | 1分単価で依頼することができ、納期に応じた価格調整が可能。固定費から変動費に切り替えることで、予算運用の自由度が増します。 |
| 5 | 調査全体の客観性・信頼性が向上する | 第三者委託により、社内バイアスを排除した公正な調査資料の作成が見込めます。 |
ではデメリットにはどんなものがあるでしょうか。
近年はAI音声認識の普及により、人力での文字起こしに対して「コストが高い」という印象を持たれやすく、予算上のハードルとなって決裁が下りにくいケースが多いです。
繰り返しになりますが、文字起こしは熟練の作業者でも録音時間の5、6倍の時間を要します。AI音声認識を利用した場合でも、誤認識や聞き取りミスがあるため、後から音声を聞き直して修正する工程が必要となります。
貴社内での人員工数と比較し、当社のような人力文字起こしサービスを活用することで、総合的にコストメリットが得られるかどうかを勘案いただくのが有効です。
一方で、外注に踏み切れないもう一つの大きな要因が、情報漏洩リスクへの懸念です。
調査対象者の発言や社内の機微な情報を含む音声データは、極めて機密性が高く、外部に渡すこと自体に不安を感じるのは当然のことです。
そうした中で、お客様に安心してご依頼いただけるよう、当社ではセキュリティ体制の強化に徹底的に取り組んできました。
次のセクションでは、当社がどのような情報セキュリティ対策を講じているのかご紹介します。
当社は創業19年を迎え、現在約30,000顧客の取引実績を有する人力文字起こしの専門会社です。現在、上場企業さまの約4社に1社が当社をご利用いただいております。またコンプライアンス違反の調査音声というセンシティブなデータを含め、年間約20,000件のご依頼をいただいております。
その背景としまして、ISMS（ISO27001）とプライバシーマークの認証規格に準じた運用や、情報セキュリティ社内教育などセキュリティ対策に注力し、お客さまが安心してご依頼できる体制を構築してきた実績がございます。
また当社では「貴社内と同レベル、あるいはそれ以上」のセキュリティ環境で作業を行う、“セキュリティルームプラン”をご用意しています。限定ネットワーク環境下・録音禁止・記録媒体持込不可などの物理的・人的対策を徹底したセキュリティルームでの作業専用プランについてはこちらをご覧ください。
企業や大学がコンプライアンス違反事案に直面した際の社会的責任や信頼の維持がますます重要となるなか、その真偽や背景を迅速かつ正確に把握し、適切な対策を講じることが強く求められています。その際のヒアリングや調査音声の文字起こしは、事案解明に不可欠なステップです。
もし現在、企業や大学内部のコンプライアンス対応において、調査音声のテキスト化や証跡データ作成に課題を感じておられる場合には、ぜひご相談ください。長年の経験と培ってきたノウハウをもとに、お客様の組織課題に寄り添いながら、安心・安全かつ高品質な文字起こしソリューションをご提供いたします。
