「整文」とは、文字起こし・テープ起こし作業者がインタビューや会議などの音声データや動画データを聞こえたまま書き起こすのではなく、語尾や文中の表現、倒置の修正などを行い、文章を整えて文字起こし原稿を作成する仕様のことです。「修文」と呼ぶ場合もあります。

音声データや動画データを聞こえたまま書き起こすのではなく、文章の体裁を整えて文字起こし原稿を作成することです。内容はそのままですが、さらに読みやすくなります。

「ですます調」に文章を統一し、話し言葉を書き言葉に整えます。明らかな言い間違いを修正し、抜けている助詞や「ら」抜き言葉も補い、倒置表現も本来の語順に修正します。方言もいわゆる標準語に直し、冗長な表現も全てカットするため、文字数は短くなり文章もすっきりして読みやすくなりますが、会話や講演の雰囲気などは原稿内に残らなくなります。

話者の発語のニュアンスや会場の状況など、細かい感情の動きも知りたい場合には整文は不向きですが、音声の内容を簡潔に記録し残しておきたい場合などには重宝します。会議の議事録作成や、講演会、シンポジウムなどの発言を起こす際に選ばれることが多い起こし方です。